Co powinien zawierać dobry protokół konserwacji dźwigu
Protokół konserwacji dźwigu, nazywany też protokołem z przeglądu dźwigu albo protokołem z konserwacji windy, to dokument dla klienta. Rozporządzenie o dozorze technicznym dla urządzeń transportu bliskiego i wytyczne UDT nie używają tego pojęcia: wymagają dziennika konserwacji i protokołów pomiarów elektrycznych. Protokół konserwacji wynika z umowy i praktyki rynku. Właśnie dlatego warto go dobrze ułożyć: dobry protokół potwierdza wykonaną pracę, informuje zarządcę o stanie dźwigu i chroni serwis przed sporem.
Stan prawny na 12 listopada 2026 r.
Protokół konserwacji a dziennik konserwacji
W rozmowach z klientami oba dokumenty często się mieszają. Różnią się podstawą, adresatem i miejscem przechowywania.
| Dziennik konserwacji | Protokół konserwacji | |
|---|---|---|
| Podstawa | Rozporządzenie w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego dla urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2176), § 7 i § 9 | Umowa z klientem, wymagania zarządcy, praktyka serwisu |
| Dla kogo | Dla eksploatującego i UDT – inspektor sprawdza go przy badaniach | Dla klienta – potwierdza wykonanie usługi |
| Kto przechowuje | Eksploatujący (§ 7 ust. 2) | Klient i serwis, zwykle jako załącznik do rozliczenia |
| Co zawiera | Wykonane czynności i wynik, data, imię i nazwisko oraz numer zaświadczenia konserwatora, stan licznika, jeśli urządzenie go ma (§ 9 ust. 1 pkt 5) | To, co ustalą strony; dobrze, gdy obejmuje co najmniej to samo co wpis w dzienniku |
Jest też trzeci dokument, który przepisy wymieniają wprost: protokoły pomiarów rezystancji izolacji, uziemień i ochrony przeciwporażeniowej (§ 4 ust. 3 pkt 4). Zleca je eksploatujący, ich wykonanie odnotowuje się w dzienniku, a inspektor UDT sprawdza protokoły przy badaniu okresowym (§ 6 i § 16 ust. 2). To osobny dokument, a nie część protokołu konserwacji.
Inne protokoły, które pojawiają się w przepisach i materiałach UDT, sporządza UDT po badaniu albo wykonuje się je przy ocenie stanu technicznego i wyznaczaniu resursu. Na przykład przykładowe wzory UDT „Protokół z wyznaczenia resursu dźwigu elektrycznego” i „…hydraulicznego” służą do określenia stopnia wykorzystania resursu. Z protokołem konserwacji nie mają związku.
Wpis w dzienniku jest obowiązkowy także wtedy, gdy serwis wystawia protokół. Jak go zrobić dobrze, opisujemy w artykule Dziennik konserwacji dźwigu: wzór wpisu i najczęstsze błędy.
Co powinien zawierać protokół konserwacji dźwigu
Najprościej zacząć od tego, czego przepisy wymagają we wpisie w dzienniku (§ 9 ust. 1 pkt 5), i dołożyć dane, których potrzebuje klient. Taki protokół opisuje to samo zdarzenie co wpis w dzienniku, więc dane w obu dokumentach są spójne.
| Pole | Dlaczego |
|---|---|
| Numer protokołu, klient, numer umowy | Pozwala przypiąć protokół do właściwej umowy i faktury, zwłaszcza gdy zarządca ma wiele budynków |
| Rodzaj wizyty | Konserwacja okresowa, usunięcie usterki czy wezwanie – zależnie od umowy decyduje to, czy wizyta mieści się w ryczałcie |
| Dane urządzenia: adres, numer UDT, numer fabryczny | Jednoznacznie wskazuje dźwig, zwłaszcza gdy pod jednym adresem jest kilka urządzeń |
| Data konserwacji (przeglądu) | Ta sama co we wpisie w dzienniku (§ 9 ust. 1 pkt 5) |
| Konserwator: imię, nazwisko, numer zaświadczenia | Jak w dzienniku (§ 9 ust. 1 pkt 5) |
| Zakres czynności – każdy przegląd | Co sprawdzono według instrukcji eksploatacji: napęd, hamulce, cięgna nośne i ich zamocowania, urządzenia zabezpieczające, sterowanie, sygnalizacja, oświetlenie, prawidłowość obsługi (§ 9 ust. 1 pkt 2). Przy każdej czynności: wykonano albo nie wykonano, a przy niewykonanej – przyczyna |
| Zakres raz na 12 miesięcy | Jeśli instrukcja nie stanowi inaczej: konstrukcja nośna, tor jezdny i instalacja ochrony przeciwporażeniowej (§ 9 ust. 1 pkt 3) |
| Wynik | Czy urządzenie jest sprawne i może pracować dalej |
| Usterki usunięte i wymienione części | Co zrobiono poza samym przeglądem, z nazwą części |
| Stan licznika | Jeśli dźwig ma licznik – jak w dzienniku (§ 9 ust. 1 pkt 5) |
| Podpisy | Konserwatora i przedstawiciela klienta |
Pola, które chronią przed sporem
Najwięcej nieporozumień między serwisem a zarządcą dotyczy tego, co zostało zrobione, co nie i kto miał podjąć decyzję. Te pola nie wynikają z przepisów, ale z praktyki rozliczeń:
1. Stwierdzone nieprawidłowości, których nie usunięto. Na przykład zużyte liny albo wyeksploatowane drzwi kabiny, których wymiana wymaga zlecenia i budżetu. Wpis z datą pokazuje, że serwis zgłosił problem, a decyzja należała do klienta.
2. Zalecenia z terminem. „Zalecana wymiana rolek drzwi szybowych na 3. przystanku do końca kwartału” mówi więcej niż „zalecana naprawa”.
3. Prace dodatkowe poza umową. Jeśli konserwator zrobił coś, co nie wchodzi w ryczałt, protokół powinien to odnotować jako pracę dodatkową. Bez takiego wpisu trudno ją później rozliczyć.
4. Godzina przyjazdu i zakończenia. Przydaje się przy rozliczeniach godzinowych i przy reklamacjach typu „nikt nie przyjechał”.
5. Kto podpisał po stronie klienta. Czytelne imię i nazwisko albo funkcja, na przykład administrator budynku. Sam podpis bez nazwiska po roku nic nie mówi.
Ważne: wyłączenie dźwigu to nie tylko protokół
Jeśli usterka wymaga wyłączenia dźwigu z eksploatacji, konserwator bezzwłocznie zawiadamia właściciela lub zarządcę (eksploatującego) i robi wpis w dzienniku konserwacji (§ 9 ust. 1 pkt 6). Protokół dla klienta tego nie zastępuje.
Podpis klienta na protokole
Przepisy nie wymagają podpisu klienta ani na protokole, ani w dzienniku. Podpis potwierdza jednak, że wizyta się odbyła, a klient wie o stwierdzonych usterkach i zaleceniach. W praktyce podpisuje administrator budynku, gospodarz domu albo inna osoba wskazana w umowie.
Gdy na miejscu nikogo nie ma, warto mieć ustaloną drogę: kto i jak dostaje protokół bez podpisu oraz w jakim terminie może zgłosić uwagi. Dobrze, żeby taka zasada była zapisana w umowie.
Wzór własny czy wzór zarządcy
Część zarządców, zwłaszcza w przetargach, sama określa zakres przeglądów i wymagane dokumenty, na przykład osobny zakres przeglądu miesięcznego i rocznego. Wtedy protokół dopasowuje się do ich wymagań. Gdy klient nie ma wymagań, serwis używa własnego wzoru. Protokół warto robić osobno dla każdego urządzenia, tak jak dziennik konserwacji, który prowadzi się oddzielnie dla każdego dźwigu (§ 7 ust. 2).
Własny wzór warto ułożyć tak, żeby odpowiadał instrukcji eksploatacji danego typu dźwigu, a nie był jedną listą dla wszystkich urządzeń, i żeby dało się go szybko wypełnić na miejscu, a nie dopiero w biurze.
Sprawdź swój wzór w pięciu punktach:
- czy wskazuje urządzenie, umowę i rodzaj wizyty,
- czy ma datę, konserwatora z numerem zaświadczenia i stan licznika – te same dane, wpisane tak samo jak w dzienniku,
- czy przy każdej czynności widać, czy ją wykonano, a jeśli nie – dlaczego,
- czy ma miejsce na usterki nieusunięte, zalecenia z terminem i prace dodatkowe,
- czy wiadomo, kto podpisał po stronie klienta.
Jak to wygląda w LiftManagerze
W LiftManagerze protokół powstaje z własnego szablonu Excel. W komórkach szablonu wpisujesz znaczniki pól, na przykład adres, nazwę klienta czy numer UDT urządzenia, a system wstawia w ich miejsce dane z karty urządzenia. Każdy szablon ma swój typ zadania, na przykład Konserwacja, i może działać dla wszystkich urządzeń albo tylko dla wybranych. Protokół generujesz w szczegółach zakończonej konserwacji i pobierasz jako plik Excel ze wstawionymi danymi urządzenia.
Konserwator zamyka konserwację w aplikacji z podpisem klienta na ekranie telefonu, uwagami klienta i własnymi dodatkowymi uwagami. W karcie urządzenia można zaznaczyć, że konserwację ma zamykać podpis klienta. Zakres przeglądu da się ułożyć jako checklistę przypisaną do urządzenia.
Najczęstsze pytania
Czy protokół z przeglądu dźwigu (windy) jest obowiązkowy?
Przepisy dozoru technicznego wymagają wpisu w dzienniku konserwacji, a nie protokołu dla klienta. Protokół wynika zwykle z umowy albo z wymagań zarządcy.
Czy protokół może zastąpić wpis w dzienniku?
Nie. Dziennik zakłada i przechowuje eksploatujący, a konserwator robi w nim wpis po każdym przeglądzie. Protokół jest dodatkowym dokumentem dla klienta.
Czy klient musi podpisać protokół?
Przepisy tego nie wymagają. Podpis potwierdza jednak wizytę i to, że klient wie o usterkach i zaleceniach, więc warto o niego zadbać, a w umowie ustalić, co robić, gdy na miejscu nikogo nie ma.
Czym różni się protokół konserwacji od protokołu pomiarów?
Protokoły pomiarów elektrycznych są wymagane przepisami i sprawdza je inspektor UDT przy badaniu okresowym. Protokół konserwacji to dokument dla klienta potwierdzający przegląd.
Źródła
- Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 30 października 2018 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji, napraw i modernizacji urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2176): § 4 ust. 3 pkt 4, § 6, § 7 ust. 2, § 9 ust. 1, § 16 ust. 1 i 2.
- Urząd Dozoru Technicznego, Przewodnik dla UTB: „Wytyczne UDT dotyczące eksploatacji urządzeń transportu bliskiego”, wydanie 3 z 9 lutego 2022 r., oraz wzory protokołów do wyznaczania stopnia wykorzystania resursu dźwigu elektrycznego i hydraulicznego.
