Elektroniczny dziennik konserwacji a UDT: co wolno prowadzić cyfrowo
Elektroniczny dziennik konserwacji jest dozwolony. Rozporządzenie mówi to wprost, ale na tym kończy: nie podaje wzoru ani programu i nie wymienia podpisu. Wymaga imienia i nazwiska oraz numeru zaświadczenia konserwatora. Wyjaśniamy, co wynika z przepisów i wytycznych UDT, czym różni się papier, PDF i system oraz co ustalić z klientem, zanim serwis przejdzie na dziennik cyfrowy.
Stan prawny na 12 listopada 2026 r.
Elektroniczny dziennik konserwacji a UDT: co mówią przepisy
Rozporządzenie w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego dla urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2176) ma jedno zdanie na ten temat: dziennik konserwacji urządzeń transportu bliskiego (UTB), w tym dźwigów, może być prowadzony w formie elektronicznej (§ 7 ust. 3).
Wytyczne UDT dotyczące eksploatacji urządzeń transportu bliskiego dodają trzy rzeczy:
- Wzór dziennika nie jest określony. W użyciu może być forma papierowa lub elektroniczna.
- Liczy się, co da się z niego ustalić. Z dziennika trzeba móc jednoznacznie ustalić datę przeglądu, osobę z zaświadczeniem kwalifikacyjnym, która go wykonała, wykonane czynności i wynik przeglądu.
- Dziennik pokazuje się przy każdym badaniu. Dotyczy to także dziennika elektronicznego.
Przepisy nie mówią natomiast, jakiego programu używać ani w jakiej postaci pokazać dziennik inspektorowi. Dlatego w dalszej części piszemy, co musi zawierać każdy wpis i jak to zapewnić w programie.
Co musi być w dzienniku niezależnie od formy
Forma elektroniczna nie zmienia obowiązków. Eksploatujący zakłada i przechowuje dziennik, oddzielnie dla każdego urządzenia, a konserwujący robi w nim wpisy (§ 7 ust. 2). Wpisy dotyczą przeglądów konserwacyjnych, przeglądu konstrukcji i instalacji (co najmniej raz na 12 miesięcy, chyba że instrukcja mówi inaczej) oraz usuniętych usterek. Każdy taki wpis zawiera wykonane czynności, wynik i dane z tabeli (§ 9 ust. 1 pkt 5):
| Wymagany element | Na co uważać w wersji elektronicznej |
|---|---|
| Imię i nazwisko konserwującego | Wpis powinien być przypisany do konkretnej osoby, a nie do wspólnego konta firmy |
| Numer zaświadczenia kwalifikacyjnego | Pole, które łatwo pominąć, jeśli program go nie wymaga |
| Data przeglądu | Data wykonania, a nie data przepisania wpisu do systemu |
| Stan licznika roboczogodzin lub cykli | Jeśli urządzenie ma licznik – osobne pole, a nie dopisek w uwagach, o którym łatwo zapomnieć |
Do dziennika trafiają też inne wpisy: o nieprawidłowościach, przez które urządzenie trzeba było wyłączyć z eksploatacji (§ 9 ust. 1 pkt 6), oraz o wykonaniu pomiarów elektrycznych (§ 6 ust. 3). Dziennik elektroniczny musi mieć na nie miejsce, nie tylko na przeglądy. Szczegółowy wzór wpisu i najczęstsze błędy opisujemy w artykule Dziennik konserwacji dźwigu: wzór wpisu i najczęstsze błędy.
Papier, PDF czy system
W praktyce serwisy spotykają trzy formy dziennika. Każda może spełnić wymagania, ale każda ma inne słabe punkty. Porównanie papieru i aplikacji od strony codziennej pracy znajdziesz w tekście Papier czy aplikacja? Protokoły konserwacji.
| Forma | Mocne strony | Słabe strony |
|---|---|---|
| Zeszyt przy urządzeniu | Zawsze na miejscu, prosty, znany inspektorom | Ginie, niszczy się, biuro nie widzi wpisów bez wyjazdu na miejsce |
| Plik (arkusz, dokument, PDF) | Łatwo przesłać i zarchiwizować | Trudno ustalić, kto i kiedy zmienił wpis; pliki rozjeżdżają się w wersjach |
| System z kontami użytkowników | Wpis z datą i osobą, widoczny od razu w biurze, wyszukiwanie po urządzeniu | Zależność od dostawcy; trzeba zapewnić dostęp eksploatującemu i inspektorowi |
Dla samego dziennika UDT nie mówi, jaka forma jest dobra. Mówi to przy innym dokumencie, rejestrze przebiegu eksploatacji: zapisy mają zapewniać czytelność, jednoznaczność, identyfikowalność i dostęp do historii zapisów. Te cztery cechy warto sprawdzić także przy wyborze sposobu prowadzenia dziennika.
Co ustalić z klientem przed przejściem na dziennik elektroniczny
Dziennik formalnie zakłada i przechowuje eksploatujący (zwykle zarządca albo właściciel budynku), ale w praktyce przejście na wersję elektroniczną organizuje serwis. Oto, co warto ustalić z eksploatującym i przygotować u siebie.
1. Dostęp eksploatującego. Skoro dziennik przechowuje eksploatujący, a wpisy są w systemie serwisu, eksploatujący potrzebuje do nich dostępu albo regularnej kopii. Warto to zapisać w umowie.
2. Zmiana firmy serwisowej. Dziennik zostaje przy urządzeniu. Przy zmianie serwisu eksploatujący musi zachować dotychczasowe wpisy, na przykład w postaci wydruku albo eksportu, żeby historia urządzenia się nie urwała. Termin i format przekazania też warto opisać w umowie.
3. Pokazanie na badaniu. Dziennik trzeba przedstawić przy każdym badaniu UDT. Przed pierwszym badaniem z dziennikiem elektronicznym ustal, jak inspektor go zobaczy: na tablecie, laptopie czy jako wydruk. Dziennik ma też znaczenie, gdy badanie odbywa się bez konserwatora. Jednym z warunków jest to, że czynności konserwacyjne są odnotowane w dzienniku. Taki tryb trzeba uzgodnić z UDT najpóźniej dzień przed badaniem (§ 13 ust. 4).
4. Kto zrobił wpis. Rozporządzenie nie wymienia podpisu wśród danych wpisu – wymaga imienia i nazwiska oraz numeru zaświadczenia. W praktyce najlepiej, gdy każdy konserwator ma w systemie własne konto, tak żeby z wpisu jednoznacznie wynikało, kto go zrobił.
5. Historia papierowa. Dotychczasowy papierowy dziennik zachowaj. Dobrą praktyką jest wpis w papierze z datą, od której dalsze wpisy są prowadzone elektronicznie, i pierwszy wpis elektroniczny z odesłaniem do papierowej historii. Ani rozporządzenie, ani wytyczne UDT nie wymagają, żeby przy urządzeniu leżał papier, gdy wpisy są tylko w systemie (warto sprawdzić, czy nie wymaga tego instrukcja eksploatacji). Kartka z informacją, gdzie jest prowadzony dziennik, ułatwia jednak sprawę zastępcy i inspektorowi.
Ważne: nikt nie „zatwierdza” dzienników elektronicznych
Ani rozporządzenie, ani wytyczne UDT nie przewidują zatwierdzania programów do prowadzenia dziennika. Według wytycznych liczy się to, czy z dziennika da się jednoznacznie ustalić datę przeglądu, konserwatora z zaświadczeniem, wykonane czynności i wynik. Rozporządzenie wymaga też numeru zaświadczenia i – jeśli urządzenie ma licznik – jego stanu. Ostrożnie podchodź do zapewnień typu „dziennik zgodny z UDT”, jeśli program nie pozwala zapisać tych danych.
Jak to wygląda w LiftManagerze
LiftManager nie jest dziennikiem konserwacji i go nie zastępuje: nie ma osobnych pól na numer zaświadczenia konserwatora i stan licznika (gdy urządzenie go ma), których wymaga rozporządzenie. Wpis w dzienniku, papierowym albo elektronicznym, dalej robi konserwator. LiftManager sam zakłada kolejną konserwację po zamknięciu poprzedniej i pokazuje terminy biuru w kalendarzu. Po wykonaniu w panelu zostaje ślad: data akceptacji, kto zaakceptował, uwagi i podpis klienta.
Każda konserwacja jest w nim zadaniem przy konkretnym urządzeniu, a konserwator akceptuje ją w aplikacji z datą, uwagami i podpisem klienta. Biuro widzi zamknięte konserwacje w panelu, a kolejne terminy w kalendarzu. Z każdej konserwacji można wygenerować protokół z własnego szablonu Excel, a zakres przeglądu ułożyć jako checklistę przypisaną do urządzenia.
Najczęstsze pytania
Czy dziennik konserwacji dźwigu może być elektroniczny?
Tak. Rozporządzenie z 2018 r. wprost dopuszcza formę elektroniczną (§ 7 ust. 3), a wytyczne UDT potwierdzają, że wzór dziennika nie jest określony.
Czy UDT zatwierdza programy do prowadzenia dziennika?
Ani rozporządzenie, ani wytyczne UDT nie przewidują zatwierdzania programów. Liczy się treść dziennika i to, czy da się go przedstawić przy badaniu.
Czy wpisy trzeba podpisywać podpisem kwalifikowanym?
Rozporządzenie nie wymienia podpisu wśród danych wpisu – wymaga imienia i nazwiska oraz numeru zaświadczenia. Ważne, żeby z wpisu jednoznacznie wynikało, który konserwator go zrobił.
Kto zakłada i przechowuje dziennik elektroniczny?
Eksploatujący, oddzielnie dla każdego urządzenia. Jeśli wpisy są w systemie firmy serwisowej, eksploatujący potrzebuje do nich dostępu albo regularnej kopii.
Czy wystarczy zeskanować papierowy dziennik do PDF?
Przepisy nie mówią o skanach. W praktyce skan to kopia papierowego dziennika, a nie nowy sposób jego prowadzenia: przydaje się do archiwum i przy zmianie serwisu, a wpisy dalej robi się w oryginale.
Czy można prowadzić dziennik w arkuszu Excel?
Przepisy tego nie zabraniają, o ile dziennik zawiera wszystkie wymagane dane. Słabym punktem arkusza jest to, że trudno w nim ustalić, kto i kiedy zmienił wpis.
Źródła
- Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 30 października 2018 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji, napraw i modernizacji urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2176): § 6 ust. 3, § 7 ust. 2 i 3, § 9 ust. 1 pkt 3, 5 i 6, § 13 ust. 4.
- Urząd Dozoru Technicznego, Przewodnik dla UTB: „Wytyczne UDT dotyczące eksploatacji urządzeń transportu bliskiego”, wydanie 3 z 9 lutego 2022 r. (komentarz do § 7.3), oraz „Wytyczne UDT dotyczące rejestracji przebiegu eksploatacji UTB”.
