Program do serwisu dźwigów: na co patrzeć przy wyborze

Właściciel serwisu, który szuka programu do serwisu dźwigów, zwykle trafia na dwa rodzaje ofert: ogólne systemy do zarządzania serwisem, stworzone dla każdej branży, i programy robione z myślą o dźwigach. Na prezentacjach oba wyglądają dobrze. Różnice wychodzą dopiero po kilku miesiącach pracy: przy terminach badań UDT, protokołach, dzienniku konserwacji i telefonie konserwatora w maszynowni. Pokazujemy, na co patrzeć przy wyborze, jakie pytania zadać dostawcy, jak porównać koszty i jak sprawdzić program przed podpisaniem umowy. Na końcu jest tabela kontrolna do wydruku.

Czym serwis dźwigów różni się od zwykłego serwisu

Ogólny program do obsługi zleceń serwisowych zakłada, że firma przyjmuje zlecenie, wysyła technika i wystawia fakturę. W serwisie dźwigów to tylko część pracy. Reszta wynika z dozoru technicznego i z tego, że każde urządzenie ma własne cykle, dokumenty i historię.

Dziennik konserwacji może być prowadzony w formie elektronicznej (§ 7 ust. 3 rozporządzenia). Co to oznacza w praktyce i czego przepisy nie mówią, opisujemy w tekście Elektroniczny dziennik konserwacji a UDT. Przy wyborze programu zapytaj, jak powstaje z niego wpis do dziennika.

Jeśli program nie obsługuje tych rzeczy, firma i tak będzie je prowadzić – w Excelu obok programu. Wtedy zamiast jednego miejsca na dane ma dwa.

System FSM ogólny czy program branżowy

FSM (field service management) to ogólne systemy do zarządzania pracą techników w terenie. Są dobre w planowaniu, przydzielaniu zleceń i obsłudze klientów z wielu branż. Program branżowy jest węższy, ale od początku zna pojęcia serwisu dźwigów. Do wyboru są w praktyce trzy gotowe drogi: Szerzej piszemy o tym w tekście FSM, czyli field service management.

Czwarta, rzadsza droga to własny system pisany na zamówienie. Ma sens wtedy, gdy firma ma bardzo nietypowy sposób pracy i budżet na utrzymanie programu przez lata, a nie tylko na jego napisanie.

Lista pytań do dostawcy

Na prezentacji łatwo dać się przekonać ładnym ekranom. Lepiej przyjść z listą pytań i poprosić, żeby dostawca pokazał odpowiedź w programie, a nie tylko ją opowiedział.

O pracy biura

• Jak dodaję dźwig i ustawiam okres konserwacji, badania UDT i pomiarów elektrycznych?
• Co się dzieje z terminem następnej konserwacji po wykonaniu obecnej?
• Jak wygląda przyjęcie zgłoszenia awarii i przypisanie go konserwatorowi? Czy mogę przypisać dźwigom stałych opiekunów?
• Jak prowadzę badanie UDT od umówienia do wyniku?
• Jak powstaje protokół i czy mogę użyć własnego wzoru? Jak powstaje wpis do dziennika konserwacji?
• Czy mogę ustawić własną checklistę dla typu urządzenia?
• Jak prowadzę umowy serwisowe z klientami i ich warunki?
• Jak zobaczę, co czeka na fakturę? Czy program łączy się z moim programem do faktur, czy tylko eksportuje listy?

O pracy konserwatora

• Co konserwator widzi rano w telefonie i czy widzi tylko swoje zadania?
• Ile kroków zajmuje zamknięcie konserwacji z podpisem klienta?
• Czy aplikacja działa bez zasięgu, na przykład w maszynowni?
• Na jakich telefonach działa aplikacja – Android, iPhone?
• Jak konserwator zaczyna pracę z aplikacją pierwszego dnia?

O danych i umowie

• Jak przeniosę dane z obecnego Excela i kto to zrobi?
• Kto jest właścicielem danych, gdzie są przechowywane i jak często robione są kopie zapasowe? Czy dostawca podpisze umowę powierzenia danych (RODO)?
• Co się dzieje z moimi danymi, gdy zrezygnuję, i w jakiej postaci je dostanę?
• Jak długi jest okres wypowiedzenia?
• Czy cena zależy od liczby użytkowników, urządzeń czy modułów?
• Kto odpowiada na zgłoszenia i w jakim czasie?
• Czy mogę porozmawiać z firmą podobnej wielkości, która już używa programu?

Jak przygotować się do prezentacji. Wyślij dostawcy wcześniej kilka dźwigów z Twojego arkusza i swój wzór protokołu. Poproś, żeby pokaz był na tych danych: Twój dźwig, Twój protokół, Twój typowy dzień. Wtedy od razu widać, czego brakuje.

Koszty jawne i ukryte

Cena z cennika to zwykle abonament. Do pełnego kosztu trzeba doliczyć rzeczy, które nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka:

• Opłata wdrożeniowa – jednorazowa, czasem obowiązkowa, czasem do wyboru.
• Przeniesienie danych – import z Excela albo z innego programu, płatny osobno albo w pakiecie.
• Szkolenie – zdalne albo na miejscu, dla biura i konserwatorów.
• Użytkownicy i moduły – czy każdy konserwator to dodatkowa licencja, czy płacisz za urządzenia, a liczba osób nie ma znaczenia.
• Zmiany i dostosowania – co jest w abonamencie, a za co dostawca wystawi osobną wycenę.
• Czas Twoich ludzi – na naukę, przepisanie danych i okres, w którym pracujecie wolniej. Tego kosztu nie ma w żadnej ofercie, a bywa największy.

Oferty porównuj w tym samym horyzoncie, na przykład dwóch lat:

Koszt dwóch lat = 24 × miesięczny abonament + start (wdrożenie, import, szkolenie) + płatne zmiany, które już wiesz, że będą potrzebne.

Abonament licz dla liczby urządzeń i osób, jakiej spodziewasz się za rok, a nie dla dzisiejszej. Wtedy widać, że tani abonament z wysoką opłatą na start może w sumie kosztować więcej niż droższy abonament bez tej opłaty. Czasu Twoich ludzi ten wzór nie liczy, więc przy zbliżonych kwotach wygrywa program, który szybciej się przyjmie. Jak policzyć, czy program się zwraca, pokazujemy w tekście Ile kosztuje program do serwisu dźwigów.

Wdrożenie i dane

Wdrożenie rzadko przegrywa na funkcjach. Częściej na ludziach i danych. Konserwatorzy z wieloletnim stażem nie chcą „klikania”. Pomaga, gdy na start dostają w telefonie jedną rzecz, która oszczędza im czas – na przykład adres i historię dźwigu. Dlaczego w firmie musi być osoba, która regularnie patrzy w program, piszemy w tekście Zarządzanie firmą serwisową, gdy systemem jest szef. Jak przejść z arkusza bez przerwy w pracy – uporządkować dane, ustalić dzień odcięcia, zacząć od jednego procesu – opisujemy w tekście Excel w serwisie dźwigów.

Tabela kontrolna: program do serwisu dźwigów

Wydrukuj tę tabelę i zaznaczaj odpowiedzi przy każdej ofercie – jest miejsce na trzy. Program, który ma najwięcej „tak” w pierwszych dwunastu wierszach, zwykle lepiej pasuje do serwisu dźwigów niż ten z najdłuższą listą funkcji.

Jak odpowiada na to LiftManager

LiftManager to program do serwisu dźwigów i urządzeń transportu bliskiego: panel w przeglądarce dla biura i aplikacja mobilna dla konserwatorów. Odpowiedzi na część pytań z tabeli, z linkami do instrukcji:

• Urządzenie i cykle. Przy dźwigu wpisujesz numer UDT i ustawiasz okresy konserwacji, odbiorów technicznych UDT i pomiarów elektrycznych. Opis w Dodaj urządzenie i zaplanuj terminy.
• Kolejny termin. Po zaakceptowaniu konserwacji program sam zakłada kolejną, z datą wyliczoną z okresu urządzenia. Termin można zmienić ręcznie.
• Badania UDT. W module „Odbiory techniczne” prowadzisz badanie od umówienia przez przygotowanie dźwigu do zakończenia, a po akceptacji program zakłada kolejne badanie. Więcej w Odbiory techniczne UDT.
• Checklista, protokół i podpis. Własne szablony checklist możesz ustawić jako obowiązkowe. Protokół powstaje z szablonu firmy w Excelu, a konserwator zamyka konserwację z podpisem klienta na ekranie telefonu.
• Telefon konserwatora. Zadania na dziś, a na karcie urządzenia historia, części i dane techniczne.
• Role i opiekunowie. Uprawnienia ustawiasz rolami, a dźwigom przypisujesz opiekunów.
• Części. Wymiany części przechodzą przez etapy od szansy sprzedaży do fakturowania.
• Cena i start. Abonament zależy od liczby urządzeń, bez dopłat za moduły i użytkowników, z miesięcznym wypowiedzeniem. Bez opłaty wdrożeniowej możesz zacząć samodzielnie. Import danych przez nasz zespół i szkolenia to płatne usługi do wyboru. Kwoty są na stronach Cennik i Jak zacząć.
• Pozostałe pytania. O pracę w miejscach bez zasięgu, telefony konserwatorów, dane po rezygnacji, połączenie z programem do faktur, czas odpowiedzi wsparcia, pilotaż i rozmowę z firmą, która już używa programu, zapytaj nas na prezentacji – odpowiemy na przykładzie Twojej firmy.

Najczęstsze pytania

Tagi

• Konserwacje
• Organizacja
• Wdrożenie