Niezafakturowane prace dodatkowe: gdzie serwisy dźwigów tracą pieniądze
Akumulator w UPS-ie windy, stycznik w maszynowni, wyjazd do awarii w sobotę. Zrobione, wpisane w protokół – i nikt tego nie zafakturował. Niezafakturowane prace dodatkowe w serwisie dźwigów to zwykle nie jedna duża strata, tylko drobne pozycje, które łatwo zgubić między terenem a biurem. Pokazujemy, gdzie giną, co zapisać w umowie, jak sprawdzić skalę u siebie i jak ułożyć pracę, żeby informacja o każdej dodatkowej pracy dotarła do osoby od faktur.
Jak niezafakturowane prace giną między terenem a biurem
W wielu firmach serwisowych rozliczenie wygląda podobnie. Konserwacje są w ryczałcie z umowy, a to, co wykracza poza umowę, trzeba osobno zafakturować. Żeby to się stało, informacja musi przejść drogę od konserwatora do osoby, która wystawia faktury.
Ta droga ma kilka słabych punktów:
- Konserwator uznaje pracę za drobiazg. Wymiana bezpiecznika albo przycisku zajmuje kwadrans, więc nie wydaje się warta osobnego wpisu.
- Konserwator robi przysługę. Drobna praca „gratis” dla administratora, z którym dobrze się współpracuje, też bywa powodem. Tylko że o takiej przysłudze powinien decydować właściciel firmy, a nie przypadek. Jeśli robisz coś gratis, zapisz to jako osobną pozycję z adnotacją „bez opłaty”. Wtedy wiesz, ile tych przysług jest, i możesz o nich przypomnieć przy negocjacji umowy.
- Informacja zostaje na papierze. Praca jest wpisana w protokół, ale protokół trafia do segregatora albo do klienta, a nie na biurko osoby od faktur.
- Biuro nie wie, co jest poza ryczałtem. Z opisu „wymieniono akumulator” nie wynika, czy to część umowy, czy praca do osobnej faktury.
- Faktury powstają raz w miesiącu. Po kilku tygodniach nikt już nie pamięta, co działo się przy konkretnym dźwigu.
Tak powstaje zapomniana faktura, a dokładniej praca, za którą nikt nie wystawił faktury. W rozmowach sprzedażowych usłyszeliśmy właśnie taki opis: dodatkowe prace są wykonane i wpisane w protokół, ale nikt ich nie fakturuje.
Pięć typowych sytuacji
1. Drobna część wymieniona przy konserwacji. Akumulator w zasilaniu awaryjnym, stycznik, przycisk w kasecie wezwań, żarówka sygnalizacji. Konserwator ma część w samochodzie, wymienia ją od razu i jedzie dalej. Część zniknęła z zapasu, ale nie trafiła na fakturę.
Co pomaga: każda wymieniona część jako osobna pozycja przy urządzeniu, a nie tylko zdanie w protokole.
2. Wyjazd do awarii poza godzinami. Jeśli umowa przewiduje osobną stawkę za wezwanie w nocy albo w weekend, a wyjazd zostanie zapisany tak samo jak zwykła interwencja, dopłata przepada. To samo dotyczy naprawy po awarii, którą umowa każe rozliczać osobno, po kosztorysie.
Co pomaga: przy wezwaniu poza godzinami konserwator albo dyspozytor od razu oznacza je jako płatne osobno, na przykład dopiskiem „poza godzinami – stawka z umowy”.
3. Interwencja bez winy serwisu. Drzwi zablokowane przez przedmiot w progu, uszkodzenie przez użytkownika, wezwanie, po którym okazuje się, że dźwig był sprawny. Jeśli umowa przewiduje za to opłatę, a opis zgłoszenia mówi tylko „usunięto usterkę”, trudno ją potem obronić.
Co pomaga: w opisie przyczyna, na przykład „przedmiot w progu drzwi”, najlepiej ze zdjęciem.
4. Prośba administratora na miejscu. „Skoro pan już tu jest, proszę jeszcze spojrzeć na drzwi w drugim budynku”. Praca zostaje zrobiona, ale nie ma do niej zlecenia, więc nie ma też do czego wystawić faktury.
Co pomaga: konserwator zapisuje dodatkową pracę jako osobną pozycję i prosi administratora o potwierdzenie jeszcze na miejscu – podpisem, SMS-em albo mailem.
5. Wymiana, która utknęła po drodze. Po przeglądzie konserwator zgłasza potrzebę wymiany części, biuro wysyła ofertę, klient się zgadza, część zostaje zamówiona i wymieniona. A potem nikt nie przestawia sprawy na etap fakturowania, bo każdy myśli, że zrobił to ktoś inny.
Co pomaga: każda wymiana ma swój etap, a lista wymian czekających na fakturę jest przeglądana co tydzień.
Co zapisać w umowie, żeby prace dodatkowe dało się zafakturować
Nie da się zafakturować pracy, o której nie wiadomo, czy jest dodatkowa. Zanim zaczniesz szukać zgubionych pozycji, sprawdź, czy umowy z klientami jasno mówią:
- które części są w ryczałcie, a które płatne osobno,
- jak rozlicza się naprawy po awarii – w ryczałcie czy osobno, na przykład po kosztorysie i z akceptacją klienta,
- czy wezwania w nocy i w weekend mają osobną stawkę,
- czy interwencje bez winy serwisu są płatne,
- kto po stronie klienta może zlecić pracę dodatkową na miejscu i jak ją potwierdza.
To, co jest w umowie, musi też dotrzeć do konserwatora. Jeśli w terenie nikt nie wie, co u danego klienta jest poza ryczałtem, nawet najlepsza umowa nie pomoże. Wystarczy krótka ściąga z warunkami umów najważniejszych klientów albo notatka przy urządzeniu.
Jak policzyć to u siebie
Nie trzeba zgadywać. Jeśli masz kilkaset urządzeń, zacznij od próbki: wszystkie zgłoszenia awarii z jednego zamkniętego miesiąca i protokoły dwóch konserwatorów. To wystarczy, żeby zobaczyć, gdzie giną pozycje.
1. Zbierz, co działo się w terenie. Protokoły, zgłoszenia awarii, wymiany części i notatki konserwatorów z wybranego miesiąca.
2. Zaznacz pozycje spoza ryczałtu. Każdą wymienioną część, każdy wyjazd, który według umowy jest płatny osobno, każdą płatną interwencję.
3. Porównaj z fakturami. Sprawdź, które z zaznaczonych pozycji zostały zafakturowane, a które nie.
4. Sprawdź magazyn i samochody. Porównaj części wydane z magazynu, także te uzupełnione konserwatorom do samochodów, z częściami na fakturach.
Wynik pokaże dwie rzeczy: ile pozycji ucieka i w którym miejscu drogi z terenu do biura ginie ich najwięcej. To drugie jest ważniejsze, bo podpowiada, co zmienić.
Co zmienia jedna lista do rozliczenia
Zgubione pozycje często mają wspólną przyczynę: informacja o pracy dodatkowej nie ma swojego miejsca. Jest w protokole, w notatce albo w głowie konserwatora, ale nie na liście, z której biuro wystawia faktury. Dlatego pierwsza zmiana jest prosta:
1. Każda praca dodatkowa jako osobna pozycja przy konkretnym urządzeniu, w systemie albo w arkuszu.
2. Wyraźny etap „do fakturowania”. Pozycja nie znika, dopóki ktoś nie wystawi faktury i jej nie zamknie.
3. Jedna osoba odpowiedzialna w biurze, która co tydzień przegląda listę. Nie „wszyscy”, tylko konkretna osoba.
4. Zgłoszenie z terenu od razu – z telefonu, na miejscu, a nie po powrocie do biura.
Jeśli nie masz jeszcze programu, wystarczy arkusz z kilkoma kolumnami:
| Data | Urządzenie | Co zrobiono i dowód | Status |
|---|---|---|---|
| 14.11 | ul. Przykładowa 7, nr UDT … | Wezwanie w sobotę, przedmiot w progu drzwi; zdjęcie w zgłoszeniu | Zafakturowane |
| 16.11 | ul. Przykładowa 5, kl. B, nr UDT … | Wymiana akumulatora UPS, poza ryczałtem; podpis administratora | Do fakturowania |
Jakie pola w protokole pomagają rozliczać prace dodatkowe, piszemy w tekście Co powinien zawierać dobry protokół konserwacji dźwigu. Jak ułożyć cały obieg, od przyjęcia zgłoszenia do faktury, opisujemy w artykule Obieg zleceń serwisowych.
Ważne: przegląd przed fakturami
Niezależnie od cotygodniowego przeglądu listy, przed wystawieniem faktur za miesiąc sprawdź cztery rzeczy: wymiany części czekające na fakturę, zgłoszenia zakończone w tym miesiącu, części wydane z magazynu i do samochodów oraz prace dodatkowe na prośbę administratorów. Taki przegląd pozwala wyłapać zapomniane pozycje, zanim miesiąc się zamknie, a nie po kilku tygodniach, gdy nikt już nie pamięta szczegółów.
Jak to wygląda w LiftManagerze
Faktury nie wystawisz w LiftManagerze – robisz to w swoim programie do fakturowania. LiftManager pomaga za to, żeby informacja o pracy do zafakturowania dotarła do biura.
- Wymiany części mają własną ścieżkę. Wymiana przechodzi przez etapy: szansa sprzedaży (od tego etapu zaczyna każda nowa wymiana), ofertowanie, zamawianie części, fakturowanie i zakończone. Biuro widzi w osobnym widoku wszystkie wymiany na etapie fakturowania. Opisujemy to we wpisie Wymiany części i katalog części.
- Potrzeba wymiany zgłaszana z telefonu. Konserwator na karcie urządzenia w aplikacji zgłasza potrzebę wymiany części, a sprawa trafia do biura.
- Zgłoszenia z opisem pracy. Konserwator opisuje w zgłoszeniu, co zrobił, i może dodać zdjęcie. Zgłoszenia nie mają osobnego statusu „do fakturowania”, ale biuro może przefiltrować listę zgłoszeń po statusie „Zakończone” i terminie realizacji z danego miesiąca, a potem wygenerować z niej raport do Excela, żeby porównać go z fakturami.
- Konserwacje według statusu. Na liście konserwacji są skróty do statusów, w tym do statusu „Do fakturowania”, więc biuro widzi te pozycje osobno.
- Katalog części z ceną i dostawcą. Każda część może mieć cenę, dostawcę i jego kontakt, więc biuro ma te dane w jednym miejscu.
- Zapisane widoki. Przefiltrowaną listę można zapisać jako widok dla siebie albo dla zespołu, na przykład „wymiany na etapie fakturowania”.
Więcej o pracy z częściami przeczytasz na stronie zarządzania częściami.
Najczęstsze pytania
Ile serwis traci na niezafakturowanych pracach?
To zależy od firmy i od umów. Najpewniejszy sposób to sprawdzić próbkę z jednego zamkniętego miesiąca: zebrać protokoły i zgłoszenia, zaznaczyć pozycje spoza ryczałtu i porównać je z fakturami.
Jak wystawić fakturę za prace dodatkowe poza umową konserwacji?
Najpierw upewnij się, że umowa mówi, co jest poza ryczałtem. Żeby fakturę łatwo było obronić, przygotuj opis pracy, datę, urządzenie i potwierdzenie od klienta – podpis, SMS albo mail. O terminy i zasady wystawiania faktur zapytaj księgową.
Co zrobić, gdy klient kwestionuje pracę dodatkową?
Pomagają trzy rzeczy: zapis w umowie, że taka praca jest płatna osobno, opis i zdjęcie w zgłoszeniu oraz potwierdzenie od administratora na miejscu. Im szybciej po pracy wystawisz fakturę, tym łatwiej obu stronom przypomnieć sobie, co się działo.
Kto powinien pilnować prac do zafakturowania?
Jedna konkretna osoba w biurze, która regularnie przegląda listę pozycji do rozliczenia. Konserwator odpowiada za to, żeby pozycja w ogóle na tę listę trafiła.
Czy LiftManager wystawia faktury?
Nie. LiftManager służy do zbierania informacji o pracach i wymianach, które czekają na fakturę. Samą fakturę wystawiasz w swoim programie do fakturowania.
