Wdrożenie systemu serwisowego w firmie dźwigowej: czego się spodziewać
Decyzja zapadła, umowa podpisana, a w firmie pada pytanie: co teraz? Wdrożenie systemu serwisowego budzi obawy, bo w serwisie dźwigów nie da się zrobić przerwy. Awarie przychodzą codziennie, a konserwacje mają swoje terminy. Pokazujemy, jak przebiega start programu w firmie serwisowej, co musi przygotować firma, od czego zależy czas wdrożenia i jak może wyglądać pierwszy tydzień pracy. Jak wybrać program, opisaliśmy osobno w tekście Program do serwisu dźwigów: na co patrzeć przy wyborze.
Etapy wdrożenia systemu serwisowego
Niezależnie od dostawcy wdrożenie programu w firmie składa się z podobnych kroków. Różni się tylko to, kto je wykonuje: Ty czy dostawca.
| Etap | Co się dzieje | Kto zwykle to robi |
|---|---|---|
| 1. Konto firmy | Powstaje miejsce na dane Twojej firmy: konto administratora, podstawowe ustawienia | Dostawca albo Ty przy rejestracji |
| 2. Klienci i urządzenia | Do programu trafiają klienci, dźwigi z numerami UDT i okresy konserwacji, badań i pomiarów | Ty ręcznie albo dostawca z Twojego arkusza |
| 3. Ludzie i telefony | Konta użytkowników, uprawnienia, telefony konserwatorów, przypisanie urządzeń do osób | Ty albo dostawca, ale decyzje są zawsze Twoje |
| 4. Szkolenie i pierwsze zadania | Pierwsze zgłoszenia, konserwacje i badania obsłużone już w programie | Dostawca uczy, Twój zespół pracuje |
| 5. Codzienna praca | Pytania, poprawki danych, kolejne funkcje dokładane w miarę potrzeb | Ty, ze wsparciem dostawcy |
Etapy nie muszą iść jeden po drugim. Najprościej zacząć od razu na prawdziwych danych, ale od kilku urządzeń. Uczysz się na sprawach, które i tak trzeba dziś obsłużyć, i nie robisz niczego dwa razy. Błędy poprawiasz na bieżąco, w tym samym miejscu.
Trzy drogi startu
Dostawcy zwykle proponują kilka wariantów startu. Różnią się tym, ile pracy bierzesz na siebie. Najczęściej wyglądają tak:
| Start | Jak wygląda | Kiedy pasuje |
|---|---|---|
| Samodzielny | Rejestrujesz się, dodajesz klientów i urządzenia w programie, zakładasz konta. Uczysz się z instrukcji i dzwonisz do wsparcia, gdy czegoś nie wiesz | Mniej urządzeń, ktoś w firmie lubi takie rzeczy i ma na to kilka godzin w tygodniu |
| Zdalny | Dostawca importuje dane z Twoich arkuszy, zakłada konta i telefony, prowadzi szkolenie online | Dane są w porządnym arkuszu, a zespół może się szkolić przy komputerze |
| Na miejscu | Jak zdalny, a do tego dzień szkolenia w Twojej firmie dla całego zespołu | Większy zespół, kilka obszarów, konserwatorzy, którym łatwiej uczyć się przy kimś |
Zapytaj dostawcę, czy import danych albo szkolenie możesz zamówić później, gdy zobaczysz, czego brakuje. Wtedy start samodzielny nie zamyka drogi do pomocy.
Co musi przygotować firma
Nawet przy starcie z pomocą dostawcy część pracy zostaje po Twojej stronie. Tego nikt za Ciebie nie zrobi, bo to decyzje o Twojej firmie.
1. Osoba, która prowadzi wdrożenie. Jedna osoba zbiera pytania, sprawdza dane i pilnuje, żeby nowe sprawy trafiały do programu. Nie musi to być pracownik biura. W wielu firmach będzie to właściciel albo konserwator, który dobrze zna urządzenia. Ważne, żeby miała na to stały czas w tygodniu. Dlaczego bez tego program nie pomoże, piszemy w tekście „Systemem jest szef”.
2. Lista urządzeń. Na start wystarczy dla każdego dźwigu: klient, adres, numer UDT, numer seryjny, rodzaj, ładowność, okres konserwacji i okres badań. Do tego daty ostatnich i najbliższych konserwacji, badań i pomiarów. Jak uporządkować arkusz i co zostawić w nim jako archiwum, opisujemy w tekście Excel w serwisie dźwigów.
3. Lista ludzi i ich zadań. Kto przyjmuje zgłoszenia, kto planuje pracę, kto wystawia faktury, kto pracuje tylko w telefonie. Od tego zależą konta i uprawnienia.
4. Podział urządzeń. Który konserwator albo która ekipa opiekuje się którymi dźwigami. Jeśli dziś decyduje o tym szef przy każdym telefonie, to dobry moment, żeby to spisać.
5. Telefony konserwatorów. Każdy konserwator potrzebuje telefonu, na którym zainstaluje aplikację. Sprawdź wcześniej, kto ma służbowy, a kto prywatny, i czy wszyscy się na to zgadzają.
6. Wzory dokumentów. Protokół konserwacji, którego dziś używasz, i lista czynności przeglądu. Zapytaj dostawcę, czy protokół z programu może wyglądać jak Twój obecny. Co powinien zawierać, opisujemy w tekście Co powinien zawierać dobry protokół konserwacji.
7. Informacja dla klientów. Jeśli konserwację ma zamykać podpis klienta na ekranie telefonu, uprzedź zarządców i administratorów, że zamiast kartki konserwator poda do podpisu telefon osobie, która będzie na miejscu. Ustal z nimi, kto podpisuje, gdy nikogo nie ma. Jeśli program na to pozwala, ustaw podpis jako wymagany tylko przy urządzeniach, przy których zwykle ktoś jest na miejscu.
Ile trwa wdrożenie
Tu warto rozdzielić dwie rzeczy. Pierwsza to moment, od którego zaczynasz pracę w programie. Przy starcie od kilku urządzeń może to być pierwszy dzień. Druga to moment, w którym w programie jest komplet urządzeń, wszyscy konserwatorzy mają aplikację, a arkusz otwiera się już tylko do wglądu. Wtedy wdrożenie można uznać za zakończone. Ten czas jest różny w każdej firmie i zależy od kilku rzeczy:
| Czynnik | Przyspiesza | Spowalnia |
|---|---|---|
| Dane | Jeden arkusz, jeden wiersz na urządzenie, numery UDT | Kilka plików, dane w zeszytach, brak numerów UDT |
| Kto przenosi dane | Import z arkusza przez dostawcę | Ręczne wpisywanie przy dużej liczbie urządzeń |
| Osoba prowadząca | Ma stały czas na wdrożenie | Robi to „przy okazji”, między awariami |
| Zakres na start | Jeden obszar albo jedna ekipa, potem kolejne | Wszystkie funkcje i wszyscy ludzie naraz |
| Szkolenie | Na prawdziwych zadaniach, w małych grupach | Długie szkolenie, a potem nikt nie ćwiczy |
Orientacyjny czas policzysz sam: jeśli co tydzień dołącza jedna ekipa, a dane są już w programie, przejście potrwa mniej więcej tyle tygodni, ile masz ekip. Na rozmowie z dostawcą poproś o plan na piśmie: co robi on, co robisz Ty i w jakiej kolejności. Typowe błędy, które spowalniają start, opisujemy w tekście Najczęstsze błędy przy wdrożeniu systemu.
Ważne: sprawy z dnia startu od razu w programie
Nawet jeśli reszta danych jeszcze czeka, każde zgłoszenie i każda konserwacja ekipy, która już zaczęła, trafia do programu, a nie do arkusza. Od której czynności zacząć, piszemy w tekście Excel w serwisie dźwigów.
Pierwszy tydzień pracy
Szkolenie najlepiej podzielić na dwie części. Jedna dotyczy aplikacji webowej, czyli panelu w przeglądarce, w którym przyjmuje się zgłoszenia, planuje pracę i zarządza urządzeniami. Na nią idzie każdy, kto przyjmuje zgłoszenia albo planuje pracę – w wielu firmach to właściciel albo konserwator, nie tylko biuro. Druga część dotyczy aplikacji mobilnej, w której konserwator widzi swoje zadania i je zamyka.
Przykładowy plan dla firmy, która zaczyna od jednej ekipy. Dni możesz przesuwać, ważna jest kolejność.
Dzień 1. Osoba prowadząca zakłada konta i dodaje klientów oraz urządzenia jednego konserwatora albo jednej ekipy, z najbliższymi terminami konserwacji.
Dzień 2. Konserwatorzy z tej ekipy instalują aplikację. Każdy robi w niej pierwszą konserwację, przy kimś, kto pokaże, gdzie kliknąć. Jak przekonać do aplikacji doświadczonych konserwatorów, piszemy w tekście Konserwatorzy 50+ a wdrożenie aplikacji.
Dzień 3. Pierwsza awaria, która przyjdzie od tej ekipy, przechodzi przez program w całości: przyjęcie, przydział, praca na miejscu, zamknięcie z opisem. Jeśli tego dnia nie ma awarii, przećwicz to z ekipą na zgłoszeniu drobnej usterki.
Dzień 4. Poprawki danych: brakujące numery, złe adresy, urządzenia przypisane nie tej osobie. Pytania zespołu trafiają na jedną listę.
Dzień 5. Krótkie podsumowanie: co działa, co przeszkadza, które pytania zadać dostawcy. Decyzja, która ekipa albo które urządzenia dochodzą w kolejnym tygodniu.
Jak to wygląda w LiftManagerze
Sposób, który polecamy wyżej – od kilku urządzeń, na prawdziwych danych – to także nasz sposób pracy. W LiftManagerze start wygląda tak:
- Bez środowiska testowego. Pracujesz od razu we własnym środowisku firmy i zaczynasz od kilku urządzeń. Pomyłki poprawiasz na miejscu: dane urządzenia zmienisz w edycji, a zakończoną konserwację można otworzyć ponownie.
- Trzy drogi startu i koszty. Start samodzielny nie ma opłaty jednorazowej – płacisz tylko abonament. Import danych i szkolenie, zdalnie albo na miejscu, to płatne usługi do wyboru, bez dodatkowej opłaty wdrożeniowej. Każdą usługę zamówisz też później, osobno. Podział zadań jest na stronie Jak zacząć, a ceny w Cenniku.
- Dane z arkusza. Przy starcie z naszą pomocą dostajesz szablon pliku Excel, uzupełniasz go, a import robimy po naszej stronie. Przy kilku urządzeniach szybciej dodasz je ręcznie: klienta po numerze NIP, a urządzenie z numerem UDT albo numerem tymczasowym, gdy go nie znasz.
- Konta, telefony i podział pracy. Konserwatorowi pracującemu tylko w telefonie zakładasz konto bez e-maila i hasła, a telefon rejestruje kodem z panelu. Dźwigom przypisujesz opiekunów i obszary, więc zgłoszenie bez wskazanego serwisanta samo trafia do opiekuna, a gdy go nie ma – do obszaru domyślnego.
- Protokół z Twojego wzoru. Szablon protokołu przygotowujesz w Excelu, a program wstawia do niego dane urządzenia i generuje plik w szczegółach zadania. Osobno, przy urządzeniach, przy których to zaznaczysz, konserwację zamyka podpis klienta na ekranie telefonu.
- Wsparcie. Telefon i e-mail do naszego zespołu. W starcie na miejscu jest też spotkanie kontrolne online po 30 dniach.
Instrukcje krok po kroku, z wideo, są w Centrum pomocy: import z pliku Excel, pierwszy klient, urządzenie i terminy, użytkownicy i role, obszary i opiekunowie, rejestracja telefonu, pierwsze zgłoszenie, konserwacja z podpisem klienta i szablony protokołów.
Ile potrwa start w Twojej firmie, zależy od czynników z tabeli wyżej. Na prezentacji podpowiemy, od których urządzeń i ludzi zacząć.
Najczęstsze pytania
Ile trwa wdrożenie systemu serwisowego?
Pracę w programie można zacząć pierwszego dnia, od kilku urządzeń. Czas do pełnego przejścia zależy od stanu danych, tego, kto je przenosi, liczby osób i telefonów oraz od tego, czy osoba prowadząca ma na to stały czas. Poproś dostawcę o plan z podziałem zadań.
Czy trzeba przerwać pracę serwisu na czas wdrożenia?
Nie. Zacznij od jednej ekipy albo jednego obszaru, a kolejne dołączaj, gdy pierwsza pracuje już tylko w programie. Jak ustalić dzień odcięcia od arkusza i nie prowadzić dwóch systemów naraz, opisujemy w tekście Excel w serwisie dźwigów.
Czy lepiej zacząć na środowisku testowym?
Środowisko testowe daje poczucie bezpieczeństwa, ale wszystko trzeba w nim zrobić dwa razy, a przejście na prawdziwą pracę łatwo odkładać. Start na prawdziwych danych, w małym zakresie, pozwala uczyć się na zadaniach, które i tak trzeba wykonać.
Kto przenosi dane z Excela do nowego programu?
To zależy od wybranego startu. Możesz dodać dane sam albo zlecić import dostawcy. Wtedy zwykle dostajesz szablon arkusza, uzupełniasz go i odsyłasz. Sprawdzenie danych po imporcie i tak zostaje po Twojej stronie.
