Ewidencja urządzeń w jednym miejscu: dlaczego to się opłaca

Numer UDT jest w arkuszu, protokół z ostatniego badania w segregatorze, zdjęcie tabliczki znamionowej w telefonie jednego z konserwatorów, a to, że drzwi na trzecim piętrze trzeba czasem docisnąć, wie tylko ten, kto jeździ na ten budynek od lat. Każda z tych informacji gdzieś jest. Kłopot w tym, że trudno je znaleźć, gdy są potrzebne. Wspólna ewidencja urządzeń zbiera je na jednej karcie dla każdego dźwigu. Pokazujemy, co zwykle jest rozproszone, co powinna zawierać karta urządzenia i co firma serwisowa zyskuje, gdy ją prowadzi.

Co dziś jest rozproszone

W wielu firmach dźwigowych dane o urządzeniach powstawały latami, każda informacja w innym miejscu i w innym celu. Jeden z serwisów opisał nam swój sposób pracy tak: kilka tabel w Excelu i zdjęcia z interwencji przesyłane w komunikatorze. To działa, dopóki wszyscy pamiętają, gdzie czego szukać.

Jednego dokumentu firma serwisowa i tak nie ma u siebie. Dziennik konserwacji zakłada i przechowuje eksploatujący, czyli ten, kto odpowiada za dźwig w budynku (zwykle zarządca albo właściciel), a konserwator go prowadzi. Tak stanowi § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 30 października 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2176). Dziennik zostaje u eksploatującego, więc to, co serwis chce mieć pod ręką w biurze i w aucie, zapisuje we własnej ewidencji. Jak wypełniać sam dziennik, opisujemy we wzorze wpisu do dziennika konserwacji.

Ewidencja urządzeń dźwigowych: co powinno być na karcie urządzenia

Dobra karta urządzenia odpowiada na pytania, które padają przy telefonie i przed wyjazdem. Wystarczy sześć grup informacji:

• Identyfikacja: robocza nazwa, po której wszyscy rozpoznają dźwig (np. „klatka B, budynek główny”), numer UDT, numer seryjny, rodzaj, typ, udźwig, producent i rok produkcji.
• Terminy: okres konserwacji, okres badań i pomiarów oraz daty najbliższych terminów. Przepisy liczą okres konserwacji w dniach: dla dźwigów do transportu osób lub ładunków to co 30 dni, o ile terminu nie określa instrukcja eksploatacji (§ 9 ust. 3 i załącznik nr 2 do rozporządzenia). Umowy często rozliczają konserwację w miesiącach, a co 30 dni to nie to samo co raz w miesiącu: przeglądy 2 stycznia i 27 lutego mieszczą się w zasadzie „raz w miesiącu”, choć dzieli je 56 dni, a nie 30. Warto zapisać, która zasada obowiązuje dany dźwig.
• Ludzie i dostęp: klient, kontakt do zarządcy, adres z klatką, informacja o dojściu do maszynowni, liczba przystanków, numer alarmowy z kabiny i stały opiekun urządzenia w firmie.
• Dokumenty i zdjęcia: protokoły badań, umowa, schematy, zdjęcie tabliczki i maszynowni. Każdy plik z krótką notatką, czego dotyczy.
• Historia: konserwacje, awarie, naprawy i wymienione części, każda pozycja z datą i nazwiskiem.
• Uwagi dla następnej osoby: krótkie wskazówki z praktyki, na przykład że drzwi na trzecim piętrze trzeba docisnąć albo klucz do maszynowni jest u dozorcy. Jedno zdanie oszczędza zastępcy sporo szukania.

Jakie kolumny przenieść z obecnego arkusza, opisujemy w artykule Excel w serwisie dźwigów: kiedy przestaje wystarczać.

Szybsza diagnoza dzięki historii urządzenia

Największy zysk z jednej karty widać przy awarii. Konserwator, który przed wyjazdem zobaczy historię dźwigu, przyjeżdża przygotowany:

• Wie, co już próbowano. Jeśli tydzień temu wymieniono czujnik drzwi, a usterka wraca, szuka przyczyny gdzie indziej.
• Bierze właściwą część. Gdy w karcie widać typ dźwigu i części, które w nim pracują, konserwator zabiera do auta pasujące części, zamiast wracać po nie do magazynu.
• Widzi powtarzające się awarie. Trzecie zgłoszenie z tego samego dźwigu w krótkim czasie to sygnał, żeby przyjrzeć się mu dokładniej, a nie tylko usunąć objaw.
• Nie dzwoni po adres i klucze. Dane dostępu są w karcie, więc biuro albo szef nie musi odbierać telefonu przy każdym wyjeździe.

Historia przydaje się też w rozmowach z klientem. Gdy w karcie widać, ile razy dźwig wymagał interwencji i jakie części wymieniano, rozmowa z zarządcą o modernizacji albo o zakresie umowy opiera się na faktach. Ta sama ewidencja przydaje się przy ofertach i przetargach, w których zarządcy proszą o listę urządzeń z udźwigiem, liczbą przystanków i rokiem produkcji.

Ile to daje w Twojej firmie, łatwo sprawdzić. Przez tydzień notuj, ile razy konserwator dzwonił do biura po adres, klucze albo numer UDT i ile razy wracał po część, której nie miał. Każdy taki telefon i powrót to czas, który karta urządzenia oddaje zespołowi. Więcej o tym, jak liczyć skutki postoju urządzenia, piszemy w artykule Ile kosztuje nieplanowany przestój windy.

Wiedza zostaje w firmie

Doświadczony konserwator zna swoje budynki lepiej niż jakikolwiek dokument. Ta wiedza jest dla firmy cenna, ale dopóki jest tylko w jego głowie, firma może z niej korzystać wyłącznie wtedy, gdy on jest w pracy. Urlop, choroba, zmiana rejonu albo przejście na emeryturę i nowa osoba zaczyna od zera.

Karta urządzenia to zmienia, a jej uzupełnianie nie musi być osobnym zadaniem, jeśli robi się je przy okazji. Wystarczy kilka nawyków:

1. Zacznij od listy z obecnych arkuszy, a karty uzupełniaj najpierw dla dźwigów z najbliższymi badaniami i tych, które najczęściej się psują. Jeśli nie masz jeszcze programu, wystarczy na początek jeden folder na urządzenie, nazwany numerem UDT, z plikiem uwag i zdjęciami.

2. Przy każdej wizycie konserwator dopisuje jedną rzecz, której brakuje: zdjęcie tabliczki, numer alarmowy, informację o dojściu do maszynowni.

3. Każdą zakończoną pracę zamykaj krótkim opisem: co zrobiono i jakie części wymieniono. Po kilku miesiącach historia buduje się sama.

4. Dokumenty dodawaj do karty od razu, gdy przychodzą, na przykład nowy protokół z badania, z jednym zdaniem notatki.

Jak to wygląda w LiftManagerze

W LiftManagerze każde urządzenie ma swoją kartę, dostępną w panelu (programie w przeglądarce) i w aplikacji w telefonie:

• Dane urządzenia. Przy dodawaniu wpisuje się m.in. numer UDT, który musi być unikalny (gdy go nie znasz, program wygeneruje numer tymczasowy), numer seryjny, rodzaj, typ, ładowność (udźwig), liczbę przystanków, numer alarmowy z kabiny i dane z tabliczki. Tam też ustawia się okresy konserwacji, odbiorów technicznych (badań UDT) i pomiarów. Opis we wpisie Dodaj urządzenie i zaplanuj terminy.
• Wszystko na jednej karcie. Dane z listy wyżej mają w panelu swoje miejsca: dane techniczne, okresy oraz klient z adresem w zakładce Szczegóły, pliki w Zdjęciach i Dokumentach, a przebieg prac w zakładkach Zgłoszenia, Konserwacje, Odbiory techniczne, Pomiary elektryczne, Wymiany części i Historia.
• Dokumenty z notatkami. Do urządzenia dodaje się kilka plików naraz, każdy z notatką. Plik oznaczony jako poufny, np. umowę, zobaczą tylko użytkownicy z rolą administratora albo kierownika urządzeń (Dokumenty i pliki poufne).
• Karta w telefonie. Konserwator wyszukuje urządzenie po adresie albo numerze UDT. Na karcie widzi aktywne zadania, historię, części, pliki i dane klienta, może przejść do nawigacji, poprawić dane urządzenia albo jego położenie na mapie i od razu założyć zgłoszenie (Karta urządzenia w telefonie).
• Przy awarii. Po wybraniu urządzenia w nowym zgłoszeniu formularz pokazuje, ile zgłoszeń dotyczyło go w ostatnich 30 dniach. Katalog części zapisuje cenę, dostawcę i urządzenie, w którym część pracuje (Wymiany części i katalog części).
• Start z arkusza. Klientów i urządzenia można przenieść z pliku Excel przygotowanego według szablonu (Dodawanie klientów i urządzeń z pliku Excel).

Najczęstsze pytania

Tagi

• Dokumentacja
• Organizacja
• Urządzenia