Excel w serwisie dźwigów: kiedy przestaje wystarczać

Większość firm dźwigowych zaczyna od arkusza. Jedna tabela z urządzeniami, adresami i datami przeglądów, czasem druga ze zleceniami. Przez lata to wystarcza, bo właściciel albo jedna osoba w biurze zna każdy wiersz. Excel w serwisie dźwigów to rozsądny start, a nie błąd. Problem pojawia się wtedy, gdy firma rośnie, a arkusz zostaje ten sam. Pokazujemy, co w Excelu działa dobrze, po czym poznać, że przestaje wystarczać, ile może kosztować pomyłka i jak przejść na program bez przerwy w pracy.

Co w Excelu działa dobrze

Arkusz ma realne zalety. Jest za darmo albo prawie za darmo, każdy go zna, a układ kolumn można zmienić w minutę. W małej firmie, w której kilku konserwatorów obsługuje znane od lat budynki, dobrze prowadzona ewidencja urządzeń w Excelu potrafi długo działać.

Dobra ewidencja w arkuszu ma przynajmniej takie kolumny:

Okres wpisuj w tej samej jednostce, w której podaje go instrukcja eksploatacji albo rozporządzenie. Rozporządzenie mówi o dniach, a „co 30 dni” to nie to samo co „raz w miesiącu”.

Taki arkusz to porządna ewidencja. Dlaczego warto trzymać dane o urządzeniach w jednym miejscu, piszemy w tekście Dane o urządzeniach w jednym miejscu. Kłopoty zaczynają się, gdy w tym samym pliku próbuje się prowadzić bieżącą pracę: zgłoszenia, zlecenia i to, kto co zrobił.

Arkusz zleceń serwisowych: tu jest najtrudniej

Ewidencja urządzeń zmienia się rzadko. Zlecenia zmieniają się co godzinę. Awaria przychodzi telefonem, ktoś ją przyjmuje, konserwator jedzie, wraca po część, kończy. Każdy z tych kroków powinien trafić do arkusza, a robią to różne osoby w różnych miejscach.

W praktyce arkusz zleceń wypełnia się z opóźnieniem. Informacja wraca od konserwatora telefonem albo wiadomością, a ktoś musi ją przepisać. Jeśli tego dnia nie przepisze, tabela przestaje mówić prawdę. Gdy do tego dochodzi kalendarz w telefonie i notatki, ta sama informacja jest w trzech miejscach, a w żadnym nie jest pełna. O tym, co się dzieje, gdy cały plan siedzi w głowie jednej osoby, piszemy w tekście Systemem jest szef.

Objawy, że Excel w serwisie już nie wystarcza

Sprawdź, ile z tych sytuacji znasz z ostatniego miesiąca:

• Dwie osoby pracowały na różnych wersjach pliku i trzeba było je łączyć.
• Konserwator zadzwonił po adres, numer UDT albo kontakt do administratora, bo nie miał arkusza w telefonie.
• Termin konserwacji albo badania UDT wyszedł dopiero wtedy, gdy ktoś przypadkiem przewinął tabelę.
• Na pytanie klienta, co robiliście u niego w zeszłym roku, odpowiedź zajęła pół godziny szukania.
• Praca zrobiona poza umową nie trafiła na fakturę, bo nikt nie przeniósł jej z wiadomości do arkusza.
• Tylko jedna osoba rozumie formuły w pliku. Gdy jest na urlopie, nikt nie odważy się ich ruszyć.
• Okresy konserwacji są różne dla różnych klientów, a kolumna „następny termin” liczy się ręcznie.

Jedna czy dwie takie sytuacje to jeszcze nie powód do zmiany. Gdy zdarzają się co tydzień, arkusz zaczyna kosztować więcej czasu, niż oszczędza.

Koszt pomyłki

W wielu branżach pomyłka w arkuszu to tylko strata czasu. W serwisie dźwigów skutki bywają poważniejsze.

Przegapiona konserwacja. Przepisy wymagają konserwacji w odstępach z instrukcji eksploatacji, a gdy instrukcja ich nie podaje – w terminach z rozporządzenia. Termin przeoczony w tabeli to ryzyko dla użytkowników dźwigu. Według wytycznych UDT brak aktualnych, pozytywnych przeglądów konserwacyjnych może być powodem, dla którego inspektor nie przeprowadzi prób technicznych przy badaniu – i trzeba będzie umawiać je jeszcze raz. Odstępy i odpowiedzialność opisujemy w artykule Konserwacja dźwigu: co ile, zakres i kto odpowiada.

Badanie UDT bez przygotowania. Gdy termin badania wypływa w ostatniej chwili, trzeba przestawiać plan całego zespołu. Jak tego uniknąć, piszemy w tekście Terminy UDT: jak ich nie przegapić.

Niezafakturowana praca. Wymiana części albo wyjazd poza umową, które zostały w SMS-ie, a nie w arkuszu, nie trafią na fakturę. Gdzie takie prace giną najczęściej, opisujemy w artykule Niezafakturowane prace dodatkowe.

Historia, której nie ma. Gdy dźwig znowu staje, warto wiedzieć, co przy nim robiono ostatnio. W arkuszu ta wiedza jest zwykle w jednej komórce „uwagi” albo w ogóle jej nie ma.

Ile to kosztuje u Ciebie, najłatwiej sprawdzić na własnych danych. Weź wiadomości od konserwatorów z ostatniego miesiąca i porównaj je z arkuszem i fakturami. Każda praca, która jest w wiadomości, a nie ma jej w tabeli, to sprawa do sprawdzenia.

Jak przejść bez przerwy w pracy

Największa obawa przy zmianie to tydzień chaosu, w którym nikt nie wie, gdzie co jest. Da się go uniknąć, jeśli przejście ma kilka prostych etapów:

1. Uporządkuj arkusz. Jeden wiersz to jedno urządzenie, z numerem UDT, adresem i klientem. Usuń duplikaty i scal arkusze, jeśli macie kilka. To praca, która przyda się niezależnie od tego, jaki program wybierzesz.

2. Zacznij od jednej rzeczy. Najczęściej od harmonogramu konserwacji, bo to praca powtarzalna i najłatwiej ją sprawdzić. Zgłoszenia i wymiany części mogą dojść tydzień albo dwa później.

3. Ustal dzień odcięcia. Od tego dnia nowe sprawy zapisujecie tylko w programie. Arkusz zostaje do wglądu, ale nikt go już nie uzupełnia. Sprawy otwarte w dniu odcięcia przepisz do programu od razu, nawet jeśli to tylko kilka zleceń. Dwa równoległe systemy na dłużej to najprostsza droga do tego, żeby oba były nieaktualne. Inne typowe błędy przy starcie opisujemy w tekście Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu.

4. Pokaż konserwatorom tylko to, czego potrzebują. Na start wystarczy, że w telefonie widzą swoje zadania na dziś i dane urządzenia. Resztę funkcji można pokazać później.

5. Zostaw arkusz jako archiwum. Starej historii nie zawsze opłaca się przenosić w całości. Często wystarczy przenieść urządzenia i najbliższe terminy, a stary plik trzymać pod ręką.

Jeśli nie jesteście jeszcze gotowi na program, zacznijcie od etapu pośredniego: przenieście arkusz do wspólnej wersji online, żeby nie krążyły kopie, a konserwatorzy mieli go w telefonie. To rozwiązuje problem wersji, ale nie problem terminów. Na co patrzeć, gdy wybierasz program, piszemy w tekście Program do serwisu dźwigów: jak wybrać. Czego się spodziewać w pierwszych tygodniach, opisujemy w tekście Wdrożenie systemu serwisowego.

Jak to wygląda w LiftManagerze

• Dane z arkusza. Przy starcie z naszą pomocą dostajesz szablon pliku Excel, uzupełniasz go danymi z obecnej ewidencji, a import robimy po naszej stronie. Opisujemy to we wpisie Dodawanie klientów i urządzeń z pliku Excel. Przy starcie samodzielnym klientów i urządzenia dodajesz w aplikacji, także stopniowo, w trakcie pracy. Import z Excela możesz też zamówić osobno. Warianty startu są na stronie Jak zacząć.
• Urządzenie z numerem UDT. Numer UDT musi być unikalny. Gdy go nie znasz, program wygeneruje numer tymczasowy. Klienta dodasz, pobierając jego dane po numerze NIP. Szczegóły we wpisach Dodaj urządzenie i zaplanuj terminy oraz Dodaj pierwszego klienta.
• Terminy bez formuł. Przy urządzeniu ustawiasz okresy konserwacji, odbiorów technicznych UDT (badań okresowych) i pomiarów elektrycznych, a pierwsze terminy od razu planujesz w kalendarzu. Gdy konserwator zaakceptuje wykonaną konserwację w telefonie albo biuro w panelu, program sam zakłada kolejną z datą wyliczoną z okresu. Tę datę możesz zmienić ręcznie.
• Konserwator w terenie. W aplikacji konserwator widzi swoje zadania na dziś, a na karcie urządzenia – adres, numer UDT, osoby kontaktowe i historię. Biuro i konserwatorzy pracują na tych samych danych, więc nie ma kopii pliku do łączenia.
• Excel nadal pod ręką. Z przefiltrowanej listy wygenerujesz raport i pobierzesz go z zakładki „Wyeksportowane dane”, gdy potrzebujesz zestawienia dla klienta albo księgowości. Więcej we wpisie Raporty i eksport do Excela.

Najczęstsze pytania

Tagi

• Konserwacje
• Organizacja
• Wdrożenie